Entreprenariat Organisation

L’outil qui va doubler votre productivité au quotidien

Quelle organisation personnelle pour faire avancer vore business ? Comment concilier vos obligations à court terme et une planification à long-terme ? Voici les réponses auxquelles je vais répondre dans une série de 4 articles sur l’organisation de vos projets business. Je détaille mes outils en 3 temps :

  • Vous organiser au quotidien (Court-terme)
  • Gérer vos tâches et vos projets (Moyen-terme)
  • Tracer une route pour atteindre vos objectifs (Long-terme) – 2 articles

Commençons tout de suite par la gestion quotidienne de vos tâches.

N’autorisez pas les autres à contrôler votre planning

La première idée que je voulais partager avec vous est votre état d’esprit : restez focus !

Il y a 1 000 bonnes raisons qui peuvent chaque jour vous faire dévier de vos objectifs :

  • Un client qui surjoue une urgence sur son dossier, qui insiste pour que vous lui répondiez dans les 5 minutes
  • Un devis que l’on vous demande pour « hier »
  • Un rendez-vous inopiné
  • Un collaborateur qui vous demande des conseils, qui à besoin de votre temps… maintenant

Dans ce contexte, apprendre à abattre votre liste de tâche « coûte que coûte » est essentiel !

Toutes ces tâches que l’on tente de vous imposer ne sont en réalité pas souvent si importantes.

Ce sont des tâches « urgentes / non-importantes ». Elle sont importantes à première vue, mais si vous êtes objectif ce ne sont pas les tâches qui génèrent réellement de l’innovation ou de la valeur-ajoutée pour votre business.

Les tâches qui devraient êtres prioritaires pour vous, sont celles qui sont « non-urgentes / importantes ». En fait, toutes celles que vous pourriez encore reporter de quelques jours, toutes les tâches pour lesquelles vous n’avez pas de pression immédiate. Ce sont ces tâches qui font réellement avancer votre business.

A chaque fois que vous traiterez plus de tâches « non-urgentes / importantes » que de tâches « urgentes / non-importantes » :

  • Vous vous sentirez plus fier de vous à la fin de la journée
  • Vous saurez que vous avez réellement fait avancer votre projets et vos d’idées
  • Vous donnerez un signal fort autour de vous, vous deviendrez un modèle que l’on veut suivre
  • Vous générerez une réelle énergie positive , pour vous, vos collaborateurs et vos clients… pour votre business

Vous DEVEZ rester focus. Vous devez garder la maitrise de votre journée.

Chaque jour, ma première tâche est invariable : faire la liste de mes tâches de la journée.

Quel outil ?

J’ai a peu près tout essayé en 10 ans pour gérer mes To-do-list :

  • Des outils en ligne
  • Des logiciels pour PC, puis pour Mac
  • Des applications pour mon iPhone
  • Etc.

Des outils les plus élaborés, aux outils les plus simples :

… pour finalement m’arrêter sur l’outil le plus simple du monde : Un carnet !

 

Crédits : Shutterstock / Alexander Nikitin

Crédits : Shutterstock / Alexander Nikitin

Un carnet Moleskine, petit modèle. Un bel objet que j’ai envie de garder sur moi, qui ne prend pas de place, et qui me sert à la fois pour mes prises de notes (Brainstormings, réunions,etc.) et mes listes de tâches.

L’idée est simple : si vous essayer de réunir en un seul outil le découpage des projet à long-terme, les rendez-vous et vos tâches quotidiennes vous perdrez en visibilité. La gestion des tâches quotidienne doit être un système indépendant, simple et pratique.

2 règles…

Voici les seules règles que j’utilise pour écrire ma To-do-list :

  1. Elle doit être réaliste
    Il ne sert à rien d’inscrire 20 tâches alors que l’on sait très bien que l’on ne pourra en faire que 5.
    Mes objectifs de la journée sont toujours réalistes. En fait, cette liste ne correspond souvent qu’à un temps de travail effectif de 3 ou 4 heures. Je sais que je serais dérangé dans la journée, je sais qu’il m’arrive de me disperser, alors j’intègre cette variable dès que j’écris ma liste de tâche.
  2. Elle doit être précise, spécifique et subdivisée
    Je n’écris jamais « Faire avancer le dossier Machin ». J’écris : « Faire la proposition financière pour Machin », « Envoyer le mail à Machin », « Planifier la production de Machin ».
    Cette liste n’est pas un pense-bête, c’est la liste que vous devez abattre.  C’est pour ça qu’elle doit être concrète.
    Les tâches doivent être courtes, car à chaque fois qu’une tâche est trop longue, elle vous démoralise, et vous vous donnez la possibilité de ne pas la faire. C’est pour ça que vous devez subdiviser vos tâches en micro-tâches.

Et puis c’est tout !
C’est une liste toute bête. Un liste concrète des objectifs que je dois abattre. Tout simplement. Ce n’est pas technologique, ce n’est pas automatisé, mais ça marche.

Et finalement, j’ai remarqué que la plupart des dirigeants arrivent à ce système à un moment ou a un autre. Ca prend de nombreuses formes :

  • Un micro-carnet dans la poche de la chemise
  • Une feuille pliée en 4 sur le bord du bureau
  • Une colonne dédiée dans l’agenda-organiser
  • Une série de post-its
  • Un ficher texte ouvert sur l’ordinateur

…mais c’est la même chose.

Vous DEVEZ faire une liste. C’est essentiel. Sans liste, vous dévierez immanquable de ce qui est essentiel.

Et concrètement ?

Chaque matin, avant même d’ouvrir mon ordinateur, je liste les tâches que j’ai en tête. Ca prend 3 minutes, grand maximum.

  • Je change de page chaque jour. Je ne cumule pas les listes.
  • Je ne priorise pas, je n’organise pas. Il est important que ce système reste simple.
  • Je garde en tête qu’il est préférable de faire les tâches les moins drôles au début, mais je me donne le droit de changer
  • Je m’autorise à compléter cette liste au fil de la journée, mais je sais que je dois éviter afin de rester focus coûte que coûte
  • Je prends ça comme jeu. Le but du jeu ? Finir la liste !

 

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  • Thomas

    Bonjour , je viens de découvrir votre site , que je trouve assez génial , notamment cet article . Je viens de comprendre que je suis un entrepreneur Start ! Et a vrai dire , ça fesait lomgtemps que je cherchai des solutions pour résoudre les défauts de ce profil . c’est chose faite , merci ! :)

  • Veronique

    Bonjour,

    Un article vraiment sympa,
    Félicitation!

    J’ai un message important pour vous :

    Parfois en pensant à
    certaines personnes

    ou à certaines catégories professionnelles

    on a l’impression que ce sont des « sur-hommes » …

    Que ces personnes n’ont
    pas les mêmes

    contraintes de vie que nous, qu’ils possèdent

    quelque chose en plus, qui nous est inaccessible …

    Pourtant, le médecin que
    vous voyez de temps

    en temps, le maire de votre commune ou les

    personnalités de la télé ont seulement … 24 H

    de temps par jour pour vivre, … comme VOUS.

    Ils doivent également
    manger, dormir,

    s’occuper de leurs enfants, faire du sport, voir

    leurs amis …

    Et pourtant ils
    parviennent à produire plus

    d’activité, de travail, d’argent que vous ou que

    la plupart des individus.. comment ?

    En multipliant leur
    efficacité

    Méthode
    Superproductivité

    ls n’ont rien de plus que vous, pas de

    trucs surnaturels, seulement une organisation,

    des secrets de productivité, d’organisation

    qui leur permet de faire plus de chose que

    vous en 24 H …

    Vous voulez savoir comment
    ? Lisez ceci :

    Cliquez: Méthode Superproductivité

  • putsch

    ah bah j’suis bien avec mon idée à 200 millions…

    tu me l’achètes?

  • putsch

    ah ouai, la communication, ou l’art de passer pour le DERNIER des c…
    pourquoi il est parti le petit logiciel pour calculer la connerie, je l’aimais bien…

  • Olivia

    C’est vrai qu’on perd parfois beaucoup de temps à tout organiser. Perso, j’utilise Google Drive pour lister mes idées et écrire des commentaires qui s’y rapporte, mettre des liens utiles, etc. Sinon, pour les tâches, j’tuilise généralement Google agenda, c’est très pratique aussi.

    http://www.businesspassif.com/google-drive-une-facon-simple-dorganiser-votre-travail-partie1/