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Ne répondez plus à vos mails !

Xavier Niel, PDG de Free et 12ème fortune française déclarait en 2010 :

«Mon boulot ? C’est faire des mails. J’en reçois 1.500 ou 2.000 par jour.»

Voici comment résumer l’évolution du métier de dirigeant.

En 10 ans, les mails ont complètement révolutionnés le quotidien de tous les managers. On téléphone de moins en moins, on n’envoie plus de courriers, on se rend de moins en moins à des rendez-vous : on envoie des mails. Découvrez pourquoi vous devriez renoncer à l’Inbox Zéro…

Crédit : Shutterstock / Violetkaipa

Crédit : Shutterstock / Violetkaipa

Le nouveau mythe des grands dirigeants

Une des clés du succès ?

  • On dit de Xavier Niel qu’il échange des centaines de mails par jour et qu’il y répond à toute heure du jour et de la nuit, même en vacances.
  • Steve Jobs, le fondateur d’Apple, répondait souvent personnellement à des journalistes, des étudiants ou des fans.
  • Octave Klaba (Oles), le Directeur général d’OVH, 5ème hébergeur mondial répond directement à ses clients par mail, sur son forum ou sur Twitter.

Oui mais voilà, vous n’êtes ni Xavier Niel, ni Steve Jobs, ni Octave Klaba. En tout cas, pas encore. Vous n’avez pas des centaines ou des milliers d’employés qui travaillent pour vous et qui font avancer les dossiers votre entreprise.

Le succès ne se construit pas sur votre omniprésence à répondre à tous les mails, à toute heure du jour et de la nuit.

Je vois le volume des mails comme un monstre qui n’en finit pas de grossir. Une croissance forcée, dévorante, et sans fin. Un peu comme la dette mondiale.

Une catastrophe pour la productivité et la créativité

 

1. C’est dispersif

Checker vos mails 50 fois par jour est absolument dispersif. Pendant que vous regardez fébrilement les nouveaux mails entrer dans votre boite de réception, vous n’êtes pas focus sur votre business. Comment faire avancer les dossiers qui sont les plus importants pour votre business en vous auto-interrompant 50 fois par jours pour regarder puis répondre à vos mails ?

 

2. C’est sans fin

Ca ne s’arrêtera jamais, ça ne diminuera jamais.
Plus le temps avance…

  • plus vous êtes inscrits à des newsletter,
  • plus votre mail à été volé par des sociétés marketing
  • plus vos connaissances ont l’habitude de faire appel à vous

Même si vous répondez à tous vos mails aujourd’hui vous en recevrez encore et encore demain.
D’ailleurs, plus vous répondez à vos mails, plus vous en recevrez. Encore et toujours plus….

 

3. Avoir la maitrise de son agenda ? Ou se laisser imposer son agenda ?

Etre en permanence sur sa boite mail, c’est comme se laisser imposer son agenda. « Regarde ce que j’ai fais », « Qu’en pense-tu ? », « Peux-tu m’aider ? », « Il faut absolument que l’on parle de ça », etc…

Insidieusement, les mails prennent le contrôle de votre agenda. Vos priorités sont peu à peu imposées par vos mails, vos collaborateurs et vos clients.

Ce n’est plus vous qui décidez de ce qui est important pour votre entreprise,  de la priorité du moment, de la tâche principale. Vous ne prenez plus le temps de réfléchir, de construire, de créer, de prévoir. Votre  journée est guidée par les mails qui arrivent dans votre boite de réception.

Voici comment mieux gérer vos emails

« Voilà ce que j’en pense: l’Inbox Zero ne mérite pas qu’on y consacre tout ce temps. C’est une chimère. Autant que je sache, le fait de s’efforcer de répondre à chaque mail, d’archiver chaque message et d’entretenir sa boîte de réception n’améliore en rien notre qualité de vie. »
Farhad Manjoo, journaliste à Slate dans Mes résolutions high-tech pour 2013

 

1. Diminuez votre fréquence de consultation et de réponse aux mails
Réduisez la fréquence de vos réponses. N’habituez pas vos interlocuteurs à recevoir des mails de vous dans la seconde. Ne permettez pas aux mails de vous dévier de votre focus.

 

2. Filtrez les mails dans des dossiers que vous ne lirez jamais
De temps en temps, au moins tous les mois, prenez le temps de créer des filtres pour tous les mails automatiques (Les notifications, les newsletters, etc.). Dégagez-les automatiquement de votre boite de réception et placez-les dans des dossiers : « News à lire », « Réseaux sociaux », etc.
Ca apaisera votre esprit : parce que votre boite de réception sera allégée et que vous aurez le sentiment que vous avez traité ces mails. Tout en sachant qu’il y a de grandes chances pour que finalement vous ne les lisiez jamais… c’est ce que je vous souhaite d’ailleurs.

 

3. Acceptez votre boite de réception comme elle est : chaotique
Ne cherchez pas l’Inbox Zéro, ne cherchez pas à ce que tous vos mails soient classés, traités, marqués comme lus. C’est impossible. Ce volume ne ralentira jamais, traiter tous les mails est une quête sans fin. Vous devez accepter le chaos de ce moyen de communication. Tout le monde comprend de plus en plus que l’on ne peut pas tout voir, que l’on ne peut pas tout traiter.

Vous savez quoi…

J’ai 2 532 mails non lus dans ma boite de réception, et 1 196 mails marqués comme ‘important’ ou ‘à traiter’

Ca pourrait me stresser « tous ces mails, toutes ces personnes qui attendent mes réponses… ». J’ai renoncé. J’ai accepté. Je chasse toute culpabilité de mes pensées. Et vous devriez en faire autant.

 

4. Arrêtez de mettre les personnes en copie
Mettre la « terre entière en copie » c’est encourager la croissance sans fin du volume des mails. Etre destinataire d’un mail où il y a 5 personnes en copie, c’est une perte de temps. Rien que pour identifier que vous n’avez pas à traiter ce mail, il vous faut plusieurs secondes à chaque mail. Luttez à votre niveau en limitant le nombre de personnes que vous mettez en copie.

 

5. Ne faites plus de « répondre à tous »
Encore une fois, n’encouragez pas les copies multiples. Votre interlocuteur traitera votre mail bien plus rapidement s’il est adressé à lui seul. Ca rend le message plus clair et plus lisible : « je veux que tu réponde à ce mail ».

Il n’y a rien de pire qu’un mail qui commence par « Bonjour à tous ».  « Bonjour à tous » c’est tout le monde, c’est personne !

 

6. Envoyez des mails d’une phrase
Simplifiez vos réponses au maximum. C’est une bonne façon de gagner du temps et de faire comprendre à vos interlocuteurs que vous n’avez pas de temps à perdre et que vous êtes focus. Autorisez-vous à faire des mails d’une phrase, sans formule de politesse, pour aller droit au but.

 

7. Envoyer des phrases d’un mot
Quand un simple mot peut suffire à une réponse… répondez d’un simple mot : « Oui », « Non », « Ok ».

 

8. Ne répondez pas
Je défend que la non-réponse est parfois une excellente façon de gérer. Vous ne pouvez pas répondre à tout. Vous êtes humain, faillible, vous devez accepter ça. Sur mes 1 196 mails marqués comme ‘important’ ou ‘à traiter’, pour combien j’ai été relancé ? Très peu en fait.

« Je sais désormais que les réponses tardives conviennent à la majeure partie de mes interlocuteurs, et pour cause: leurs propres boîtes de réception sont tout aussi chaotiques. Ils savent ce que c’est. Et lorsqu’une personne a vraiment besoin de vous joindre, elle peut vous envoyer un nouveau message. Vous appeler. Vous contacter via messagerie instantanée. Vous envoyer un tweet. Ou se déplacer et toquer à votre porte. »
Farhad Manjoo, journaliste à Slate dans Mes résolutions high-tech pour 2013

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